Buenaas!! ¿Cómo estás? Deseo que estés perfectamente y que vaya todo sobre ruedas.
Hoy quiero hablarte de algo importante para facilitarte el proceso de delegación de tareas.
Si estás abrumada o abrumado con el día a día y has pensado en quitarte de encima algunas tareas para poder ocupar tu lugar de CEO y poder tomar decisiones de CEO, lo primero que debes hacer es recuperar ese papel, el de CEO.
Es por eso que te escribo hoy este post. Para trabajar un poco la mentalidad, que en todas las formaciones, forma parte de las primeras lecciones.
¿Por qué?, porque es fundamental trabajar la mentalidad para eliminar creencias limitantes y empoderarte como CEO. Conocer cual es tu papel y comenzar a liderar tu negocio. ¡Aunque lo formes solamente tú!
¿Qué vas a hacer? Pues te vas a retirar sola o solo sin interrupciones, te vas a sentar delante de un “lienzo en blanco” y vas a empezar a clasificar cuáles son las áreas que componen tu negocio.
Las que sea que conformen toooodas las áreas de tu empresa. Y seguidamente vas a SISTEMATIZAR y DOCUMENTAR todos los procesos.
¿Para qué? Sistematizando y documentando esos procedimientos vas a conseguir que los resultados sean siempre los mismos. Dando igual quién realice la tarea. Vas a identificar qué tareas realizas, paso a paso, para conseguir objetivos concretos, especificando cuál quieres que sea el resultado final de cada proceso.
Permíteme la analogía más fácil, que es la de una receta. Si cada vez que haces lentejas las haces de una manera, pues el resultado será siempre diferente. Si es para comer con los tuyos y las haces de vez en cuando, pues bueno, está bien hacer cocina de aprovechamiento.
Pero cuando tienes un bar de menús y cada miércoles hay lentejas caseras, pues estaría bien que el cliente que las pide cada miércoles porque le gustan, las encuentre elaboradas y presentadas siempre, de la misma manera.
Puedes generar un documento, con el formato que te resulte más fácil, que recoja estos procesos. Desglosados, explicando todos los procedimientos, paso a paso.
Lo más recomendable es, con cualquier herramienta que permita grabar tu pantalla, hacer un mini tutorial de la forma en la que realizas las tareas que forman esos procesos, con el fin de que cualquier persona que no las haya realizado nunca, sea capaz de hacerlo solamente siguiendo los pasos de cada proceso documentado. Lo cual te servirá para analizar, mejorar estos procedimientos e incluso automatizar los que sea posible.
¿Y sabes qué? Eso te va a venir de fábula para planificar y poner foco en tareas estratégicas de las que sí debes ocuparte tú.
Ya sé. Esto no se hace en un rato, ni en dos.
¿Por dónde empiezas? Pues estaría bien identificar lo que haces durante el día. Ya sabes, Time Blocking. Es crucial. Bloquearte tiempos para las gestiones de cada área y no pasarte el día contestando correos electrónicos.
Dedicar ciertas horas a la semana, las que tú estipules, a ir documentando estos procesos, quizás mientras realizas las tareas, aprovecha y empieza a documentar YA.
Si eres constante, lo conseguirás y si no… siempre puedes contratar un Project Manager Digital.
En mi mini-curso 100% online Cómo organizarTE en un negocio digital, tienes el Taller WIKI DIY, con las plantillas del S.O.P. Procedimiento operativo estándar y de la estructura de la Wiki, además del Taller Organiza tu semana. En menos de dos horas tienes el curso visto y sabes con qué herramientas gratuitas puedes crear tu propia Wiki y ponerte manos a la obra. No te lo pienses, está a un precio de risa y va a darte muchas alegrías!!!
Como Project Manager Digital puedo elaborar toda la estructura de tu organización, esto es:
Con ello conseguimos una organización eficiente, poder planificar los proyectos que vienen y tener el control de la gestión del equipo tanto interno como externo.
Teniendo en cuenta que estos documentos están vivos y que hay que actualizarlos continuamente.
Espero no haberte generado más ansiedad de la que ya puedas tener. Nada más lejos de mi intención. Pero quiero que sepas, que esto va a marcar un antes y un después en la gestión de tu negocio.
Hazlo, planíficate, enfócate, sistematiza y documenta los procesos… y el siguiente paso será por fín, delegar esas tareas que puede hacer cualquiera, para que tú puedas dedicarte a lo tuyo, que es, SER EL CEO DE TU EMPRESA.